Condominio e protezione dati personali

Il Condominio è un luogo di stretta convivenza tra numerose persone, per cui le esigenze di privacy e riservatezza vanno opportunamente bilanciate con gli ulteriori diritti in gioco relativi ai condomini e eventuali terzi.

E' fondamentale comprendere che i dati personali, se incautamente divulgati, possono rivelare informazioni anche particolarmente delicate sugli abitanti del condominio, con conseguente lesione della riservatezza. 

 

I soggetti

Nell'ambito della gestione condominiale il titolare del trattamento è il condominio nel suo complesso, inteso come somma dei singoli condomini. Questo perchè il condominio non è un soggetto con personalità giuridica, per cui la contitolarità va a tutti i condomini (l'assemblea condominiale).

L'amministratore condominale svolge le sue attività sulla base del mandato conferito dall'assemblea condominiale. In tasle veste è responsabile del trattamento e come tale il suo rapporto va regolamentato attraverso un contratto con i condomini. L'amministratore è non solo il rappresentante legale del Condominio, ma anche colui il quale gestisce i dati per conto del titolare del trattamento (cioè il Condominio, il quale sarà tenuto a fornire l'informativa ai condomini). Eventuali fornitori dell'amministratore saranno sub-responsabili rispetto all'amministratore, e l'amministratore dovrà comunicarne la lista al titolare (i condomini almeno una volta l'anno).  
Ovviamente l'amministratore, in quanto gestore del Condominio, ha anche alcuni trattamenti ulteriori per i quali assume la figura di titolare, come ad esempio i trattamenti dei dati dei suoi dipendenti.

Comunque l'amministratore nel suo specifico ruolo può trattare solo le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione del Condominio. Tra questi sicuramente i dati anagrafici (anche relativi a persone non residenti nel Condominio ma titolari di appartamenti). 
Nell'utilizzo dei dati occorre sempre tenere presente il principio di proporzionalità
I dati sanitari non sono normalmente dati utilizzabili dall'amministratore, e quindi oggetto di trattamento, a meno che non siano indispensabili ai fini della gestione del Condominio, ad esempio in caso di delibera di abbattimento di barriere architettoniche. 

L'amministratore deve adottare opportune cautele per trattare i dati personali (sia in formato cartaceo che elettronico) ed impedire abusi e sottrazione dei dati (furto dei documenti tenuti presso lo studio) predisponendo adeguate misure di sicurezza. In un'ottica di trasparenza l'amministratore è tenuto a comunicare ai condomini i propri dati anagrafici e professionali (generalità, domicilio, recapiti anche telefonici). Questi dati devono essere affissi all'ingresso del Condominio. Invece la fornitura dell'informativa è a carico del Condominio, non dell'amministratore. 

I dipendenti (es. il portiere) saranno, se trattano dati personali, persone autorizzate al trattamento rispetto al condominio o all'amministratore stesso. Mentre i soggetti esterni che operano trattamenti per conto del condominio saranno responsabili esterni, tranne ovviamente quelli che, operando in base ad un potere decisionale autonomo s finaslità e mezzi di trattamento, saranno titolari autonomi (es. il consulente legale). 

Difficilmente, invece, il condominio sarà obbligato a nominare un DPO, in quanto anche se tra le sue attività può capitare di trattare dati sulla salute, ad esempio tramite telecamere di videosorveglianza, l'attività principale di un condominio non è questo specifico trattamento. Invece sarà la società esterna che eventualmente si occupa della videosorveglianza che dovrà avere un DPO. 

 

Accesso ai dati 

In qualità di interessato al trattamento dei dati personali, ogni condomino (o partecipante alla vita condominiale come il locatore) ha ovviamente il diritto di accesso ai propri dati detenuti dal Condominio, come previsto dalle leggi vigenti (art. 15 GDPR). Inoltre, in base alle norme previste dal Codice Civile egli può avere informazioni sulle spese e gli inadempimenti degli altri condomini, sia col rendiconto annuale che richiedendole direttamente all'amministratore. Non è necessario il consenso dei condomini interessati in quanto prevale il principio della trasparenza

In generale i condomini, quali contitolari del trattamento, possono avere informazioni riguardanti l'amministrazione ed il funzionamento del condominio, compreso il diritto di estrarre copie dei documenti giustificativi di spesa (art. 1130 bis codice civile). L'art. 63, comma 3, delle disposizioni di attuazione del codice civile, inoltre, obbliga l'amministratore a comunicare ai creditori che ne facciano richiesta i dati condomini morosi.  

Dette informazioni, però, non possono essere divulgate a terzi, e quindi non è ammissibile l'affissione di questi dati nelle bacheche condominiali (in quanto sono necessariamente esposte anche a soggetti non condomini), ma possono essere utilizzati per la tutela di propri diritti in giudizio. La legge (riforma del condominio del 2012) obbliga espressamente l'amministratore a comunicare ai creditori non soddisfatti, che ne facciano richiesta, i dati dei condomini morosi. I condomini hanno, inoltre, diritto di accedere e estrarre copia (a proprie spese) della rendicontazione periodica del conto corrente condominiale, la cui apertura è obbligo di legge a carico dell'amministratore. 

 

Registro dei trattamenti

Anche l'amministratore dei condominio dovrà redigere il registro dei trattamenti (da intendersi non solo i propri ma in particolare i trattamenti per conto del condominio) nel momento in cui tratti particolari categorie di dati, anche in considerazione del fatto che il trattamento non è certo occasionale. Ad esempio, nel caso di delibere sull'abbattimento di barriere architettoniche con riferimento a condomini diversamente abili, oppure nel caso di trattamento di dati sanitari a seguito di danni subiti all'interno del condominio, oppure nel caso di trattamento di dati riferibili a soggetti che dovrebbero essere assunti dal condominio. Ovviamente in questi casi nel registro possono essere indicati solo i trattamenti per i quali scatta l'obbligo di tenuta del registro. 

Bacheche condominiali

Sulle bacheche condominiali possono essere affissi solo avvisi di carattere generale (anomalie nel funzionamento di impianti, termini per il pagamento di rate, ecc...), non invece comunicazioni relative a singoli condomini e in particolare non possono essere affissi avvisi sulle morosità. Poiché la bacheche sono necessariamente esposte anche a terzi non condomini va evitato l'utilizzo per la diffusione di dati personali, compreso la pubblicazione di verbali condominiali. 
Le morosità, invece, possono essere discusse in sede di assemblea, considerando che alla stessa partecipano solo i condomini (a parte casi nei quali terzi devono relazionare per questioni inerenti la gestione del Condominio). 

 

Registro dell'anagrafe condominiale

L'art. 1130, n. 6, del codice civile obbliga l'amministratore a tenere il registro di anagrafe condominiale, nel quale devono essere riportate le generalità (nome, cognome, residenza o domicialio, codice fiscale) dei singoli condomini, i proprietari e titolari di diritti reali o diritte personali di godimento, compreso i dati catastali di ciascuna unità immobiliare. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata dai condomini all'amministratrore entro 30 giorni. In caso di inerzia l'amministratore è onerato di acquisire i dati dai pubblici registri ponendone il costo a carico dei condomini. Il Garante ha però precisato che il condomino non è tenuto a fornire all'amministratore la prova documentale delle informazioni (es. copia dell'atto di compravendita). 

 

Sito web del condominio

L'art. 71 ter delle disposizioni di attuazione del codice civile prevede: "Su richiesta dell'assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell'articolo 1136 del codice, l'amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare. Le spese per l'attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini". 

Quindi, in presenza della volontà dell'assemblea condominiale, pari ad un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell'edificio, l'amministratore è tenuto ad attivare un sito web del condominio. Il stio potrà essere utilizzato per semplificare le comunicazioni tra condominio e condomini, come bacheca virtuale. Inoltre l'amministratore potrà caricare i documenti riguardanti l'amministrazione e la gestione del condominio, consentendone un accesso più veloce da parte dei condomini o aventi diritto. Ovviamente tali documenti dovranno essere in un'area riservata, in modo che solo gli aventi diritti, con apposite credenziali di accesso, possano averne cognizione. Sarà sempre l'assemblea a stabilire quali documenti potranno essere presenti sul sito. 

L'utilizzo del sito web come strumento di comunicazione tra amministratore e condomini, ovviamente, presenta vari problemi di trattamento dei dati. Il sito utilizza generalmente dei cookie, tratta dati di vario tipo a seconda delle comunicazioni tra le parti, e in particolare l'utilizzo di servizi terzi (es. chat, video) può determinare il trasferimento di dati a terze parti. Tutti questi trattamenti devono essere conformi alle norme in materia di protezione dei dati personali, quindi con informativa, banner cookie, scelta adeguata dell'agenzia web quale responsabile del trattamento, ecc... 

La pubblicazione online dei documenti, però, non si sostituisce alla normale gestione degli stessi da parte dell'amministratore, che dovrà comunque continuare a tenere tali documenti in forma cartacea o elettronica (a seconda dei documenti) in base alla normativa vigente. 

 

Telecamere nel Condominio

Il Condominio può installare un sistema di videosorveglianza che riprenda le sole aree comuni (es. accessi all'edificio, area parcheggio, cortili...) a seguito di una delibera assembleare con un numero di voti a favore pari alla maggioranza dei millesimi dei presenti e almeno la metà del valore dell'edificio (artt. 1122 ter e art. 1136 c.c.).  L'installazione di questi impianti è ammissibile solo in relazione all'esigenza di preservare la sicurezza di persone e la tutela di beni da concrete situazioni di pericolo (che dovranno essere opportunamente documentate, ad esempio tramite denunce) di regola costituite da illeciti già verificatisi, oppure nel caso di attività che comportano, ad esempio, la custodia di denaro o altri beni. L'assemblea condominiale dovrà valutare, quindi, se esistono altri strumenti meno invasivi per la medesima finalità, quale è l'impatto sulle persone che saranno riprese dalle telecamere (in particolare se minori, in aree condominiali dedicate al gioco, o dipendenti del condominio), valutare le misure organizzative e tecniche per la sicurezza degli impianti e delle riprese, e definire le procedure di accesso alla riprese oltre che i soggetti che avranno il compito della gestione degli impianti. 

Un sistema di telecamere per il controllo delle aree comuni è soggetto alle norme in materia di protezione dei dati personali: 
le telecamere vanno segnalate con gli appositi cartelli (informativa) che esplicitano le finalità delle riprese (il cartello va posizionato prima dell'area della riprese); 
- le registrazioni vanno conservate per un periodo limitato (in genere 24-48 ore, comunque non oltre 7 giorni, vedi FAQ Garante Privacy punto 11); 
- le telecamere devono essere rivolte esclusivamente sulle aree comuni (accessi, garage) evitando i luoghi circostanti e le aree private (strada, esercizi commerciali); 
- le registrazioni devono essere protette in modo che solo le persone autorizzate possano accedervi. 

La videosorveglianza nel condominio generalmente ha come base giuridica i legittimi interessi del titolare del trattamento alla tutela dei beni comuni contro fatti illeciti, eventi disastrosi quali incendi e allagamenti, vandalismi, ecc..., e per acquisire prove da poter utilizzare in sede giudiziaria. Tali legittimi interessi vanno ovviamente bilanciati opportunamente con le libertà e i diritti dei cittadini. E' importante anche stabilire il luogo della conservazione delle immagini, che deve essere opportunamente messo in sicurezza per evitare accessi non autorizzati, e i soggetti autorizzati che potranno accedere alle immagini. Se la gestione dell'impianto è affidata ad una ditta terza (es. società di vigilanza) questa sarà responsabile del trattamento. L'informativa breve (cartello) non è sufficiente, in quanto occorre che rimandi all'informativa estesa che deve essere messa a disposizione degli interessati, ad esempio sul muro o presso il portiere se presente o anche sul sito web (con opportuno link di rimando). 

Ovviamente se le telecamere riprendono dipendenti del condominio o dell'amministratore occorre rispettare le specifiche norme a tutela dei lavoratori

I moderni videocitofoni sono equiparati ai sistemi di videosorveglianza, quindi valgono le medesime regole. Se installati dal Condominio occorre rispettare le norme in materia di privacy, se installate dal singolo condomino non si applicano, invece, le norme in materia di privacy, purché siano utilizzati a fini personali, con un raggio d'azione limitato, e le riprese non siano destinate alla comunicazione sistematica o alla diffusione.

Un condomino, invece, può installare telecamere (o videocitofoni) a fini personali (e senza diffusione delle riprese) purché l’angolo delle riprese sia limitato agli spazi di propria esclusiva pertinenza (ad esempio antistanti l'accesso alla propria abitazione) escludendo ogni forma di ripresa, anche senza registrazione di immagini, relativa ad aree comuni (cortili, pianerottoli, scale, garage comuni) ovvero ad ambiti antistanti l'abitazione di altri condomini. In questo caso non vi sono oneri da rispettare applicandosi l'esenzione domestica, cioè non si applicano le norme in materia di protezione dei dati personali (quindi non occorre nemmeno mettere dei cartelli-informativa). Devono comunque essre adottate cautele (come appunto limitare l'angolo delle riprese agli spazi di propria esclusiva pertinenza) al fine di evitare di  incorrere nel reato di interferenze illecite nella vita privata (art. 615 bis c.p.), come precisato dalla Corte di Cassazione, sez. I civile, con sentenza del 24 aprile-9 agosto 2012 n. 14346. In questa prospettiva l'autorità Garante propende per un'interpretazione estensiva del concetto di domicilio, intendendo anche le aree comuni, laddove invece la giurisprudenza è costante nell'escludere le aree comuni dal concetto di domicilio e appartenze. 

Il singolo condomino che installa un sistema di videosorveglianza all'interno della sua abitazione, anche se si avvale di collaboratori domestici (quindi dipendenti) non è tenuto a rispettare i limiti e i divieti di cui all'art. 4 dello Statuto dei lavoratori, che non trovano appplicazione nel rapporto di lavoro domestico. Dovrà comunque fornire l'informativa al lavoratore. 

La Corte di Giustizia europea (CGUE) con la sentenza dell'11 dicembre 2014 (causa C-212/13, František Ryneš c. Ú adpro ochranu osobních údaj), ha precisato che l’utilizzo di un sistema di videosorveglianza, con registrazione video delle persone e immagini conservate in un hard disk, sistema installato da una persona fisica nella sua abitazione familiare per proteggere i beni, la salute e la vita dei proprietari dell’abitazione, sistema che però sorveglia parimenti lo spazio pubblico, non costituisce un trattamento dei dati effettuato per l’esercizio di attività a carattere esclusivamente personale o domestico, e quindi è soggetto alla normativa europea in materia di protezione dei dati personali. Questo perché l'immagine di una persona registrata da una telecamera è un dato personale nel momento in cui consente di identificare la persona interessata

 

Guida del Garante

Il Garante per la privacy ha predisposto una guida per rispondere ai principali quesiti in materia di privacy con riferimento alla gestione di un Condominio. 

 

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Garante privacy - Il Condominio