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Anche le istituzioni scolastiche, durante lo svolgimento dei loro compiti, hanno il dovere di rispettare la privacy e tutelare e proteggere i dati personali che trattano, in particolare perchè i dati afferiscono a soggetti generalmente minorenni.

Le scuole, quindi, sia pubbliche che private, hanno l'obbligo di informare (tramite apposita informativa) gli interessati delle caratteristiche e modalità del trattamento dei loro dati, indicando i responsabili del trattamento. Si intende che gli interessati non sono solo gli studenti, ma anche le famiglie, e gli stessi professori. 
E' altresì importante che le scuole verifichino i loro trattamenti controllando se i dati siano eccedenti rispetto alle finalità perseguite. 

 

Scuole pubbliche

Le istituzioni scolastiche pubbliche possono trattare soltanto i dati personali necessari al perseguimento delle specifiche finalità istituzionali, che sono comunque finalità di rilevante interesse pubblico, in ossequio ai principi di finalità e non eccedenza, oppure quelli espressamente previsti dalla normativa di settore. Non possono essere chiesti dati non rilevanti per la finalità istituzionali. Quindi, per tali trattamenti non occorre il consenso degli studenti, la base giuridica del trattamento è, infatti, data dall'interesse pubblico.
Occorre, ovviamente, particolare cautela nel trattamento dei dati, trattandosi di dati relativi a soggetti generalmente minorenni. In alcuni casi si tratta anche di dati a trattamento speciale, cioè relativi alla salute o giudiziari. In questo caso le cautele devono essere massime e soprattutto occorre verificare se il trattamento di quei dati sia davvero necessario per il perseguimento delle finalità scolastiche. 

 

Scuole private

Le norme in materia di protezione dei dati personali prevedono che non sia necessario il consenso in tutti quei casi in cui il trattamento è previsto per legge o per l'adempimento di in contratto. Per cui, per le scuole private, in casi specifici, come relativamente ai dati per l'iscrizione a scuola o per specifiche attività scolastiche, non necessita il consenso degli interessati. Di contro occorrerà il consenso dell'interessato, da intendersi, ovviamente, il genitore o chi esercita la tutela, nel caso di minori, per tutte le attività non strettamente connesse a quelle didattiche. 

Le istituzioni scolastiche private possono trattare anche dati a trattamento speciale, come ad esempio dati relativi alle origini razziali per favorire l'integrazione degli alunni, dati relativi alle convinzioni religiose al fine di garantire la libertà di culto, e dati relativi alla salute per adottare misure di sostegno degli alunni. 
Questi dati possono essere trattati anche in caso di contenziosi con alunni e genitori, al fine di difendere l'istituzione scolastica. 


Accesso ai dati

Per conosce le informazioni e i dati eventualmente conservati dall'istituzione scolastica, ed esercitare i diritti di rettifica e correzione, è possibile rivolgersi al titolare del trattamento, in genere lo stesso istituto scolastico. In caso di mancata risposta ci si può rivolgere al Garante oppure alla magistratura. Per quanto riguarda, invece, i singoli atti amministrativi, spetta all'istituto valutare se il richiedente ha un interesse diretto, concreto ad attuale ad ottenere l'atto in questione, in base alla legge 241 del 1990 che regola l'accesso agli atti della Pubblica Amministrazione. 

 

Registro dei trattamenti

Il Miur, con nota n. 877 del 03/08/2018, ha trasmesso alle scuole uno schema di Registro delle attività di trattamento per le istituzione scolastiche, fornendo anche una Guida operativa e una nota metodologica che illustra la metodologia da applicare per la compilazione del registro. Le attività di trattamento (es. gestione iscrizioni, gestione carriera scolastica alunni, gestione personale docente...) svolte normalmente dalla scuole sono dettagliatamente descritte nella Guida.

Guida del Garante

Il Garante per la privacy ha pubblicato una esaustiva guida nel quale, oltre a chiarire la regolamentazione in materia, inserisce numerosi esempi pratici per comprendere come tutelare la privacy degli studenti (link alla guida). 

 guida privacy scuola