Normativa

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Il Regolamento generale per la protezione dei dati personali n. 2016/679 (General Data Protection Regulation o GDPR) è la normativa europea in materia di protezione dei dati

Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale europea il 4 maggio 2016, è entrato in  vigore il 24 maggio 2016, ma la sua attuazione è avvenuta a distanza di due anni, quindi a partire dal 25 maggio 2018
Trattandosi di un regolamento, non necessita di recepimento da parte degli Stati dell'Unione e sarà attuato allo stesso modo in tutti gli Stati dell'Unione senza margini di libertà nell'adattamento. Il suo scopo è, infatti, la definitiva armonizzazione della regolamentazione in materia di protezione dei dati personali all'interno dell'Unione europea. Questo perché col Trattato di Lisbona la protezione dei dati personali è diventata diritto fondamentale dei cittadini, e quindi va garantito allo stesso modo in tutto il territorio dell'Unione. Aumentando la fiducia dei cittadini nella società digitale, grazie alla tutela più stringente, il regolamento è funzionale allo sviluppo digitale dell'Unione europea, e tutela anche la libertà di circolazione dei dati personali

Col regolamento europeo si passa da una visione proprietaria del dato, in base alla quale non lo si può trattare senza consenso, ad una visione di controllo del dato, che favorisce la libera circolazione dello stesso rafforzando nel contempo i diritti dell'interessato, il quale deve poter sapere se i dati sono usati e come vengono usati per tutelare lui e l'intera collettività dai rischi insiti nel trattamento dei dati. 

GDPR regolamento

 

Il nuovo regolamento è più esplicito della direttiva 95/46, proclamando la tutela del diritto alla protezione dei dati personali inteso come diritto fondamentale delle persone fisiche.  

Art. 1 par. 2 
Il presente regolamento protegge i diritti e le libertà fondamentali delle persone fisiche, in particolare il diritto alla protezione dei dati personali

In quest'ottica il principio cardine del nuovo regolamento è costituito dall'autodeterminazione informativa, un concetto ben noto in Germania dove la Corte Costituzionale ha dichiarato che è una condizione necessaria per il libero sviluppo della personalità del cittadino e e anche un elemento essenziale di una società democratica. 

 

Approccio risk based e responsabilizzazione 

Il regolamento sposta il fulcro della normativa dalla tutela dell'interessato alla responsabilità del titolare e dei responsabili del trattamento (responsabilizzazione, anche se la traduzione italiana non rende l'idea perchè accountability vuol dire "dover rendere conto del proprio operato"), che si deve concretizzare nell'adozione di comportamenti proattivi a dimostrazione della concreta (e non meramente formale) adozione del regolamento. Non è più accettabile un approccio formalistico, del tipo ho il consenso e tratto il dato, visto che il consenso al massimo è una base che legittima il trattamento, ma rimane sempre la responsabilità del titolare di tutelare l'interessato e l'intera società dei rischi impliciti nel trattamento. In particolare si evidenzia la necessità di attuare misure di tutela e garanzia dei dati trattati, con un approccio del tutto nuovo che demanda ai titolari il compito di decidere autonomamente le modalità e i limiti del trattamento dei dati alla luce dei criteri specifici indicati nel Regolamento: 

principio "privacy by design", in base al quale i prodotti e i servizi dovranno essere progettati fin dall'inizio in modo da tutelare la privacy degli utenti, cioè il trattamento deve essere previsto e configurato fin dall'inizio prevedendo le garanzie per tutelare i diriti degli interessati; 
rischio del trattamento, inteso come valutazione dell'impatto negativo sulle libertà e i diritti degli interessati. 

L'approccio del GDPR, più centrato sulla protezione dei dati invece che sull'utente medesimo, rappresenta in un certo modo un passo indietro rispetto alla precedente normativa. Si tratta di un approccio basato sulla valutazione del rischio (risk based), con il quale si determina la misura di responsabilità del titolare o del responsabile del trattamento, tenendo conto della natura, della portata, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché della probabilità e della gravità dei rischi per i diritti e le libertà degli utenti. 
Un approccio risk based ha l'evidente vantaggio di pretendere degli obblighi che possono andare oltre la mera conformità alla legge, è sicuramente più flessibile e adattabile al mutare delle esigenze e degli strumenti tecnologici. 

Un approccio risk based, però, ha lo svantaggio di delegare all'azienda la valutazione del rischio, rendendo più difficili le contestazioni in caso di violazioni, considera più rischioso il trattamento dei dati di un minore rispetto a quelli di un adulto, come se i diritti di un adulto fossero meno fondamentali di quelli del bambino, e pone maggiore atttenzione al trattamento di un grande insieme di dati, laddove è pacifico che anche il trattamento di pochi dati può comportare un danno per i singoli. E', quindi, un approccio che tiene in maggiore considerazione le esigenze delle aziende, rendendo meno burocratica la gestione dei dati, con l'evidente effetto che aziende di minori dimensioni avranno minori obblighi, essendo questi parametrati anche all'organizzazione della stessa.

Le nuove norme prevedono, inoltre: 

- per i cittadini un più facile accesso alle informazioni riguardanti i loro dati e le finalità e modalità di trattamento degli stessi; 
- un diritto alla portabilità dei dati che consentirà di trasferire i dati personali tra i vari servizi online; 
- l'istituzionalizzazione del diritto all'oblio (denominato diritto alla cancellazione nel regolamento) come previsto dalla Corte di Giustizia europea, che consentirà di chiedere ed ottenere la rimozione dei dati quando viene meno l'interesse pubblico alla notizia; 
- l'obbligo di notifica da parte delle aziende delle gravi violazione dei dati dei cittadini; 
- le aziende dovranno rispondere alla sola autorità di vigilanza dello Stato nel quale hanno la sede principale (principio del "one stop shop" o sportello unico); 
- sanzioni amministrative fino al 4% del fatturato globale delle aziende in caso di violazioni delle norme. 

 

Base giuridica del trattamento

Con il GDPR, inoltre, i titolari del trattamento dovranno identificare la base giuridica del trattamento (ad esempio il consenso dell'interessato) e documentarla, in quanto in relazione alla base giuridica possono variare i diritti dell'interessato. Ad esempio, è stato rafforzato il diritto alla cancellazione nel caso di trattamenti basati su consenso. Il consenso, però, è solo una delle sei basi giuridiche previste, per cui è preciso dovere del titolare valutare quale sia la base giuridica più idonea rispetto al trattamento che intende porre in essere. 
Inoltre, la base giuridica è tra gli elementi essenziali dell'informativa e deve essere evidenziata in riscontro ad una istanza di accesso. 

 

Trasparenza e conformità al regolamento

Il nuovo regolamento pone l'accento sul principio della trasparenza, in un'ottica di rispetto della finalità. Occorre, quindi, valutare attentamente gli scopi del trattamento, in modo da stabilire correttamente quali dati possono essere trattati e quali no (principio di essenzialità dei dati). Altresì, il regolamento europeo prevede una serie di obblighi proattivi, a dimostrazione della concreta, e non meramente formale adozione del regolamento stesso. In tale ottica la predisposizione e l'aggiornamento della documentazione è essenziale, in quanto indice di corretta implementazione delle norme: 

- documentazione attestante i trattamenti svolti (registro dei trattamenti; valutazione di impatto, trasferimento dati extra UE); 
- documentazione attestante il rispetto dei diritti degli interessati (informative, moduli raccolta consenso); 
- documentazione di ripartizione ruoli e responsabilità (contratti e nomine dei responsabili esterni e incaricati; procedure interne, ecc...); 
- documentazione attestante le misure di sicurezza implementate. 



Ambito di applicazione 

Il Regolamento generale si applica ad ogni "trattamento interamente o parzialmente automatizzato di dati personali e al trattamento non automatizzato di dati personali contenuti in un archivio o destinati a figurarvi". In tale prospettiva il GDPR disciplina solo il trattamento dei dati personali che riguardano una persona fisica, con esclusione delle persone giuridiche (tranne poche eccezioni). Quindi solo le persone fisiche possono essere interessati al trattamento, non anche le persone giuridiche. 

Per quanto riguarda l'ambito territoriale, il regolamento si applica ad ogni trattamento che ha ad oggetto dati personali, e a tutti i titolari (controller) e responsabili (processor) del trattamento stabiliti nel territorio dell'Unione, ma anche in generale a quelli che, offrendo beni e servizi a persone residenti nell'Unione, trattano dati di residenti nell'Unione europea (art. 3 del Regolamento). In tal modo la sua applicazione non è limitata alle sole aziende che si trovano in Europa, ma tutela tutti gli interessati che risiedono nel territorio dell'Unione indipendetemente da dove si attua il trattamento dei loro dati. 

Il regolamento, invece, non si applica nei seguenti casi: 
- trattamenti effettuati per attività che non rientrano nell’ambito di applicazione del diritto dell’Unione; 
- trattamenti effettuati dagli Stati membri nell’esercizio di attività che rientrano nell’ambito di applicazione del titolo V, capo 2, del Trattato dell’UE (politica estera e sicurezza); 
- trattamenti effettuati dalle autorità competenti a fini di prevenzione, indagine, accertamento o perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali, incluse la salvaguardia contro minacce alla sicurezza pubblica e la prevenzione delle stesse (vedi direttiva 2016/680); 
- trattamenti effettuati da una persona fisica per l’esercizio di attività a carattere esclusivamente personale o domestico (vedi esenzione per uso personale). 

 

Video: My data my choice What you need to know about the EU's new privacy law

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Prepararsi al GDPR

Il GDPR è un complesso meccanismo composto da un elevato numero di ingranaggi, per cui sarà estremamente complicato per le aziende prepararsi al GDPR. Provando a sintetizzare, occorre che le aziende compiano una revisione completa dei dati che raccolgono e trattano, verificando le basi giuridiche per tali trattamenti e quale è l'impatto di tali trattamenti per gli interessati. Una volta fatto, occorre comunicare tutto ciò all'esterno, precisando anche quali diritti hanno gli individui in relazione a tali trattamenti. Quindi potremo riassumere in responsabilità e trasparenza i principi generali del GDPR. 

- verifica della preparazione del personale ed eventuale aggiornamento sulle nuove regole;
- verifica dei dati trattati, con identificazione del tipo di dati e categorizzazione in modo da distinguerli tra loro, verifica della finalità e della base giuridica del trattamento e eventuale redazione del registro dei trattamenti
- aggiornamento dell'informativa privacy, informando correttamente (e in maniera comprensibile) gli interessati della base giuridica del trattamento dei dati e dei loro diritti (rettifica, cancellazione, oblio); 
- verifica della procedura per consentire agli interessati di richiedere l'attuazione dei loro diritti
- verifica delle modalità di ottenimento del consenso e di una procedura per verificare l'età degli interessati
- eventuale valutazione d'impatto del trattamento dei dati
- instaurazione di una procedura per eventuali violazioni dei dati
- eventuale designazione di un Data Protection Officer
- stabilire correttamente l'autorità di vigilanza alla quale si è soggetti. 

 

Guide istituzionali

La Commissione europea ha preparato un agile documento che sintetizza i punti principali ndel GDPR con gli adempimenti per le piccole aziende. 

L'Autorità di controllo italiana (Garante Privacy) ha pubblicato una Guida che offre un panorama delle principali problematiche che imprese e soggetti pubblici dovranno tenere presenti in vista della piena applicazione del regolamento. Sono presenti raccomandazione specifiche e suggerite azioni, oltre a segnalare le principali novità, in vista della preparazione all'attuazione del nuovo regolamento. 

 

Timeline del GDPR

7 dicembre 2011 - Rivelata la prima bozza della proposta di riforma
25 gennaio 2012 - Pubblicata la prima bozza della proposta della Commissione di riforma della normativa sulla protezione dati
7 marzo 2012 -  Opinione dell'European Data Protection Supervisor 
20 marzo 2012 - Opinione del Gruppo Articolo 29
11 gennaio 2013 - Philipp Albrecht, relatore per il Parlamento europeo, pubblica il suo rapporto sulla riforma
12 marzo 2014 - Il Parlamento europeo approva in prima lettura la propria versione del regolamento (cioè il testo approvato dalla Commissione LIBE nell'ottobre del 2013) 
15 giugno 2015 - Il Consiglio dell'Unione europea approva in prima lettura la sua versione del regolamento. Si passa al "trilogo" (dialogo a 3) 

TRILOGO 

24 giugno 2015 - Meeting: definizione tabella di marcia del trilogo
14 luglio 2015 - Meeting: campo di applicazione territoriale (articolo 3), trasferimenti internazionali (Capitolo V)
16-17 settembre 2015 - Meeting: principi di protezione dei dati (capitolo II), diritti della persona interessata (capitolo III), Controller e processore (capitolo IV)
29-30 settembre 2015 - Meeting: principi protezione dei dati (capitolo II), diritti delle persone interessate (capitolo III), controller e processor (capitolo IV)
15 ottobre 2015 - Trilogo: autorità indipendenti di vigilanza (capitolo VI), cooperazione e coerenza (capitolo VII), rimedi, responsabilità e sanzioni (capitolo VIII)
28 ottobre 2015 - Meeting: autorità indipendenti di vigilanza (capitolo VI), cooperazione e coerenza (capitolo VII), rimedi, responsabilità e sanzioni (capitolo VIII)
11-12 novembre 2015 - Meeting: obiettivi e campo di applicazione materiale (capitolo I), regimi specifici (capitolo IX)
24 novembre 2015 - Meeting: questioni aperte dal primo capitolo al nono
10 dicembre 2015 - Meeting: atti delegati e di esecuzione (Capitolo X), disposizioni finali (capitolo XI), questioni in sospeso
15 dicembre 2015 - Accordo a conclusione del trilogo


APPROVAZIONE e ADOZIONE

15 dicembre 2015 - Il Parlamento e il Consiglio raggiungono l'accordo, il testo è definitivo dopo la firma del gennaio 2016
8 aprile 2016 - Il Consiglio dell'Unione europea adotta il GDPR
12 aprile 2016 - La Commissione LIBE del Parlamento europeo approva il GDPR che quindi passa in plenaria 
16 aprile 2016 - Il Parlamento europeo adotta il GDPR
4 Maggio 2016 - Pubblicazione del GDPR nella Gazzetta Ufficiale dell'UE
24 maggio 2016 - Il GDPR entra in vigore 20 giorni dopo la pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea
13 dicembre 2016 - Il Gruppo Articolo 20 adotta le linee guida per su alcuni aspetti del GDPR 


ATTUAZIONE

25 Maggio 2018 - Il GDPR diventa applicabile dopo un periodo di 2 anni dall'adozione

 

 

Infografica del Consiglio dell'Unione europea (fonte: sito del Consiglio)

Infografica del Consiglio dell'Unione europea