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Il responsabile del trattamento (nel nuovo regolamento europeo data processor) è la persona fisica, giuridica, pubblica amministrazione o ente che elabora i dati personali per conto del titolare del trattamento

Il responsabile deve trattare i dati esclusivamente attenendosi alle istruzioni del titolare. 

Il responsabile del trattamento deve essere esterno all'azienda, la figura del responsabile interno diventa incompatibile col GDPR. Il responsabile del trattamento assume responsabilità proprie e ne risponde alle autorità di controllo e alla magistratura. Il titolare del trattamento, ovviamente, può distribuire incarichi interni, ma la responsabilità rimane sua, e dell'eventuale responsabile (esterno) nominato.
Nel caso di gruppi di imprese, un’impresa può agire in qualità di responsabile del trattamento per un’altra impresa. 

Nomina

Il titolare del trattamento nomina uno o più responsabili. In base all'art. 28 del nuovo regolamento generale europeo, la nomina deve avvenire tramite contratto o altro "atto giuridico a norma del diritto dell'Unione o degli Stati membri, che vincoli il responsabile del trattamento al titolare del trattamento e che stipuli la materia disciplinata e la durata del trattamento, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati, gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento". 
Il contratto deve, quindi, essere conforme a quanto stabilito dell'art. 28 del nuovo Regolamento Generale. Col contratto il titolare delega al responsabile la concreta gestione del trattamento, affidandogli uno o più compiti specifici oppure una serie di compiti dettagliati in generale. Il responsabile a sua volta può nominare responsabili di secondo livello, a meno che non sia vietato dalle istruzioni del titolare. E' comunque il responsabile principale a rispondere dell'operato degli altri da lui nominati, di fronte al titolare del trattamento. 

Il titolare del trattamento rimane, a sua volta, responsabile della gestione effettuata dai responsabili, dovendo garantire che le loro decisioni siano conformi alle leggi, e in particolare il titolare deve scegliere responsabili del trattamento che offrano garanzie sufficiente ed adeguate nell’adozione di idonee misure tecniche e organizzative volte alla protezione dei dati personali. Il titolare deve sempre poter sindacare le decisioni dei responsabili. 
Nel caso in cui il responsabile del trattamento ecceda i limiti di utilizzo dei dati fissati dal titolare, il responsabile diventa titolare della gestione illecita dei dati e ne risponde come tale, insieme all'effettivo titolare (in sostanza è come se diventassero contitolari). 

 

Obblighi del responsabile

Il responsabile del trattamento ha obblighi specifici, quali: la tenuta del registro dei trattamenti svolti (ex art. 30, paragrafo 2, del Regolamento Generale); l'adozione di idonee misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza dei trattamenti (ex art. 32 regolamento); la designazione di un Data Protection Officer, nei casi previsti dal regolamento o dal diritto nazionale (si veda art. 37 del regolamento). 

  

Misure tecniche ed organizzative

Sia il titolare del trattamento che il responsabile, sono tenuti ad attuare le misure tecniche ed organizzative tenendo conto dello stato dell'arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, del campo di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Si tratta di specifici requisiti previsti dal GDPR, che indica alcune misure di sicurezza utili per ridurre i rischi del trattamento, quali la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali, la capacità di assicurare la continua riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza dei sistemi e dei servizi che trattano i dati personali; la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l’accesso dei dati in caso di incidente fisico o tecnico; una procedura per provare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento. 

 

Il web hosting quale responsabile del trattamento

Chiunque gestisce un sito web deve tenere presente che il servizio di web hosting, del quale si serve, è giuridicamente il responsabile del trattamento dei dati, in quanto il web hosting elabora i dati per conto del titolare. Ciò comporta innanzitutto la necessità di un vero e proprio contratto scritto (o equivalente) tra titolare e web hosting, nel quale sarà precisato cosa può fare il web hosting con i dati e quali misure di sicurezza (tecniche e organizzative) deve predisporre, tenendo conto che devono essere adeguate al rischio valutato. L'hosting dovrà, ovviamente, attenersi alle istruzioni di cui al contratto, anche se rimane una certa discrezionalità, ad esempio nella scelta degli strumenti tecnici ed organizzativi più adatti. E' un punto fondamentale, perché se l'hosting va oltre le istruzioni diventa data controller (cioè titolare) con tutte le conseguenze del caso. 

L'hosting deve conservare il registro dei trattamenti effettuati per conto del cliente (titolare), nel quale deve includere il nome e i dati di contatto dei titolari del trattamento dei dati, i suoi responsabili e eventuali incaricati, le categorie dei dati trattati, gli eventuali trasferimenti internazionali di dati, e una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative adottate. Dalla tenuta del registro in teoria sarebbero esentate le imprese con meno di 250 dipendenti, ma le esenzioni sono particolarmente stringenti e difficilmente applicabili ad un hosting. 
L'hosting, inoltre, ha l'obbligo di notificare al titolare le eventuali violazioni di dati. E' buona prassi, quindi, inserire tale obbligo anche nel contratto (che diventerà violazione legale e contrattuale). Poiché l'obbligo a carico del titolare di notificare la violazione agli interessati scatta a partire dal momento in cui ne viene a conoscenza (tramite la comunicazione da parte dell'hosting, in questo caso), si può utilizzare lo stesso termine del GDPR (72 ore). 
Il titolare comunque è responsabile nei confronti delle autorità per eventuali violazioni commesse dal web hosting. 

E' pacifico che il web hosting è responsabile del trattamento con riferimento ai soli trattamenti realizzati per conto del gestore del sito (quale titolare), cliente dell'hosting. Ma se l'hosting va oltre i limiti del mandato, trattando i dati al di là delle istruzioni ricevute, ne diventa contitolare.  

Nel caso in cui ci si serve di un web hosting che si trova al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), siamo in presenza di un vero e proprio flusso transfrontaliero dei dati.